Caudexpo sept 2017 "Exposition comment faire" PRELUDE

Dans l'objectif de créer une exposition en septembre 2017 à Caudebec les elbeuf, je voulais connaitre l'expérience de chacun en tant qu'organisateur, exposant, visiteur et autres, quelles sont vos critiques et attraits que vous trouvez dans les expositions.

N'ayez pas de langue de bois car c'est pour voir des expositions de meilleur qualité que nous ouvrons ce sujet afin de créer notre propre exposition CAUDEXPO 2017 qui se tiendra dans la salle omnisports de Caudebec les elbeuf en septembre 2017.

Le soucis des expositions sont souvent la main d’oeuvre et la logistique pour mettre tout cela en oeuvre car souvent cela fait défaut, faire une exposition 100% train est aussi très difficile dans un hobby qui est de moins en moins populaire auprès d’un publique qui souhaites souvent s’orienter vers des hobbys plus attractifs comme les voitures télécommandées ou la maquette simple, dans toutes les autres disciplines on trouve des produits qui sont proposés à des prix de départ autour de 15/20 € qui comprend la maquette, la peinture, la colle et le pinceau, les décalques et au final on a une maquette finie et si l’enfant veut continuer, le budget est contrôlé au contraire du train qui nous assassine financièrement, un exemple, sur ROUEN (76), il y a un seul magasin de miniature, il vend des tas de maquette en tout genre, le prix de départ d’un coffret REVEL détaillé sur ce post est à 19,90 €, le premier coffret train est à plus de 200 € et cela ne donne qu’un circuit de voie en ovale, une Loco, des wagons et une alimentation, rien d’autres...  
De ce fait le peu de personne qui vienne en exposition (hors passionné) ne voit que des grands enfants "friqués » à la vue des prix de revient d’un réseau car en plus beaucoup aime se venter du fric mis la dedans, c'est souvent le cas en exposition et la discussion qui revient le plus  
Donc une exposition est un énorme travail de plusieurs mois ou d’années où l’on trouve de moins en moins de finance et de main d’oeuvre sans compter le prix de la communication qui reste très importante.  
Pour ce qui est du prix d’entrée, c’est pas évident car si c’est gratuit, on va dire que c’est de la merde, si c’est onéreux, on va dire que c’est le top mais trop cher, alors que faire quand c’est généraliste avec une cinquantaine d’exposant?
Quoique l’on fasse, de toute façon, il y aura toujours des gens insatisfaits ce qui est normal et il est toujours plus facile de se rappeler de ce que l'on a aimé que le contraire, telle est la culture du Français :affadi:
Je suis en train de monter une exposition multi discipline sur ma région et je peux vous dire que c’est pas une partie de plaisir, une vraie chienlit car trop de chose se sont au fur et à mesure des décennie définie comme acquise comme les repas des exposants ou encore les frais d’hébergement ou de transport, rien que cela plombe les finances d’une exposition, alors quoi faire?
Sans polémique, il serait intéressant d’ouvrir ce genre de discussion afin d’aider beaucoup de petite association à créer des expositions, voir ce qui plait ou pas, les prix, les idées et j’en passe, l’avis de tous est toujours très intéressante et fera avancer plus efficacement le sujet

Merci pour votre aide et contribution.
Murielle

je n'étais pas encore passé faire un tour ici, donc peut-être un peu en retard mais voici comment je fonctionnais quand j'organisais des expos avec mon club (enfin... avec très peu d'aide des membres et beaucoup de yakafocon mais c'est un autre débat, merci aux bénévoles extérieurs qui tenaient la buvette et préparaient les repas)

chez nous les clubs et exposants venaient gratuitement, et en échange, nous nous déplacions gratuitement chez eux pour les expos, dans la mesure du possible.

Pour l'hébergement, système D, ceux qui veulent dormir sur place, ont la possibilité de le faire, dans la salle, en ramenant leur sac de couchage, on ouvrait les vestiaires de la salle des sports pour les douches

le club offrait le petit déjeuner (offert en sponsoring par le supermarché voisin) et le repas du midi (cantine scolaire le vendredi, buffet froid le samedi et plat chaud le dimanche) aux exposants et aux bénévoles. Le repas était payant pour les boursiers mais au prix coutant.

Pour la pub, affiches faites maison placardées dans tous les commerces du village et des alentours, articles dans la presse locale (c'est gratuit et les journaux sont friands de ce genre de trucs), annonces radio (c'est gratuit sur certaines radios du style france bleu), annonces dans les revues spécialisées et sur internet, gratuit aussi.

Comment avoir gratuitement la salle des fêtes ? facile : j'allais voir la mairie et je leur disais qu'on ouvre en exclusivité aux écoles le vendredi en échange du repas de cantine pour les exposants (3ou 4€ par personnes) et de la gratuité de la salle... en prime, on organise un concours de dessins sur le thème du train pour les enfants de l'école (quand les enseignants veulent... sinon, c'est le centre de loisirs qui s'y colle avec plaisir), en récompense, la papeterie du coin offrait des pochettes de crayons, le garagiste des ballons publicitaires...

et voilà, le tour est joué, tu as une expo de qualité, entrée gratuite, donc grand public et qui faisait grosso modo entre 1500 et 2000 entrées tous les 2 ans, pour un village de 2000 habitants, c'est pas mal.

Une telle expo coutait aux alentours de 800€ au club, qui étaient amortis avec la buvette, le sponsoring et les stands des vendeurs (3 ou 4 maxi pour laisser la part belle aux exposants)

ah oui, dernière chose, l'expo était fermée de 12h30 à 14h, ce qui permettait à tous de se retrouver pour casser la croute !!! il faut jouer la convivialité à fond. Idem pour les exposants, pas de clubs planqués derrière des fonds de décors de 2m de haut, je préférai prendre des gens sympas qui n'ont pas peur de répondre aux questions des visiteurs

attention, je ne suis pas là pour donner des leçons mais juste pour faire partager mon expérience et encourager tout le monde a aller voir sa municipalité pour organiser un petit truc. C'est en se montrant qu'on attirera des nouveaux copains de jeu !!!!

et bien c'est dans cette esprit que nous voulons organiser une exposition car franchement ce que l'on voit c'est toujours à contre sens de ce que tu dis tout comme les mecs qui se planquent derrière leurs réseaux où il y a plus à boire que chez l'épicier du coin, bonjour l'haleine après auprès des visiteurs... bref cela devrait pas avoir lieu car on va coller tout le monde contre le mur ou juste laisser un passage technique, pour les repas, la mairie doit nous aider avec la cuisine centrale, les petits déjeunes offerts ar une grande surface ainsi que tout ce qui est eau, pour la buvette, on ramènera ce que l'on aura pas vendu et déballé, on verra aussi pour graver avec un ami du forum une grande plaque de machine dans un coffret pour chaque exposant, bref on a bien d'autres idées comme un repas spectacle le samedi soir, au niveau couchage, on verra aussi pour aider certain à dormir sur place, cela reste tout de même très compliqué car il y a pas beaucoup d'hôtel sur ma ville, par contre on pourra les envoyer sur Rouen où là pas de soucis.
bref on y travaille vraiment entre deux mais rien de concret pour le moment car on voudrait pas se tromper, mais cela restera une exposition multi discipline.
l'idée des écoles serait bien, mais je crains que la venue des écoles dans l'exposition le vendredi soit impossible car les gens vont pas venir le vendredi matin pour exposer car les gens travaillent, pas facile pour eux à gérer.
la salle sera sous surveillance de vigile avec chien le soir et la nuit dès 20H et jusqu'à 9H.
enfin voila, j'aimerai bien cependant trouver une association qui pourrait nous aider en nous montrant ce qu'il ont fait, car on pense pas à tout.

je pense que la tu es pas mal !!!

si dans tes exposants tu as des retraités, tu peux envisager d'ouvrir partiellement au moins ton expo aux écoles

le pluridisciplinaire ça plait beaucoup au grand public, le repas spectacle c'est bien ça, on en avait fait un au train des mouettes l'an dernier pour les 30 ans (autre lieu, autres moyens, surtout financiers...)

et surtout privilégie les exposants sympas qui aiment discuter plutôt que les planqués derrière les fonds de décor !!! Les retours que j'avais du public qui venait c'était que l'expo était bien car on pouvait discuter avec les exposants. N'hésite pas si tu veux des renseignements et bon courage pour l'organisation

Juste une petite question...

Comment faire avec un réseau en L ou en U et une gare cachée derrière comme on a à l'AEP , quand on est collé au mur ?
Pour de tels réseaux il y a en plus pas mal de matériel à stocker. Enfin c'est ce que je vois depuis que je fait des expos .

merci, on va aussi organiser un jeu avec chaque réseau, question réponse, cela va permettre aux personnes de discuter avec les exposants et une fois fini et rempli, le bulletin sera a déposer dans l'urne avant tirage au sort.
on a plein d'idée, vraiment beaucoup pour ne pas laisser une exposition sans intérêts pour le publique comme pour les participants, faut que tout le monde soit heureux d'être venue et attendent avec impatience la prochaine édition.
On va surtout essayer de faire une exposition de qualité et non pas un bazar de tout et de rien, la mairie nous met une salle de sport à disposition, donc de ce côté là pas de soucis.
on a pas la prétention de faire mieux que d'autres, juste d'organiser une exposition où tout le monde soit heureux.

Pour ce qui est des frais de route, on compte ne rien donner car on n'aura pas de budget pour cela et surtout c'est très compliqué, je me souviens d'un club qui avait réclamé des sous pour le fourgon qui transportait leur réseaux mais ils voulaient aussi de l'argent pour leurs membres qui sont venus avec leurs voiture et une quinzaine de repas pour un réseau HO de 4 mètres de long, bref des enfoirés de première, ce club c'est Liberty rail et cela c'est passé à pack sur eure dans une exposition en 2008, cela m'avait marquée, il y a aussi le cas ou des exposants se déplacent loin de chez eux et c'est le club organisateur qui fait défaut avec un de leur membre qui vous prend en grippe pour une raison inconnue, là aussi t'as envie de rentrer chez toi rapidement, ce fût le cas pour nous en tant qu'exposant dans le nord chez nos amis de l'amicale Ferronord, on a fait l'exposition, mais AL était chaud bouillant!!! et pourtant on les adore surtout notre Jack qui est un exemple dans ce monde ferroviaire.
On peut pas être à l'affut de tout et partout, donc va falloir contrôler chaque chose à l'avance et faire des essais sur beaucoup de chose, on a pas le droit à l'erreur et espérons bien faire, mais ...

Pour les frais... je n'ai jamais rien demandé en 25 ans aux organisateurs d'expo.
En tant qu'amateur. Maintenant pour les professionnels certains en demande.

didier27 a écrit:Juste une petite question...

Comment faire avec un réseau en L ou en U et une gare cachée derrière comme on a à l'AEP , quand on est collé au mur ?
Pour de tels réseaux il y a en plus pas mal de matériel à stocker. Enfin c'est ce que je vois depuis que je fait des expos .

oui il existe des réseaux avec des coulisses dont il est primordiale pour eux d'avoir de la place pour le matériel et la gestion des coulisses, ces réseaux là, il y aura de la place, mais dans aucun cas on ne veut voir des tables débordantes d'alcool et de cochonnaille en tout genre, cela devra seulement être sortie au moment des repas et ranger ensuite afin de laisser une image propre de chaque participant, ou alors faut éviter d'inviter des tonneaux à pastis du sud pour venir polluer nos expositions nordiste en générale.

vous, l'AEP, vous savez partager votre passion avec le public, ce qui est très bien, mais surtout, on ne veut pas de club qui vienne exposer juste pour eux, partager avec le publique c'est pas se défoncer à coup de pastis ou de pinard en puant de la gueule le restant de l'après midi, si c'est le cas, on exclura l'exposant et son stand ainsi que les personnes qui l'accompagneront car on sera pas là pour faire du social, mais bien de partager notre passion.

je ne pense pas qu'au travail, un patron autorise son personnel à se déchirer à coup de pinard???

sera autorisé pendant l'exposition aux heures d'ouvertures aux publics, tout ce qui est sans alcools et les aliments non frais pour des questions d'hygiène, ensuite le midi chacun est libre de faire ce qu'il veut, de boire ce qu'il veut avec modération, mais à la reprise, on veut pas de soucis.

je sais que c'est dur ce que je dis, mais je sais par expérience, que c'est souvent le cas et encore vu aux dernières expositions où j'ai participe en tant qu'exposante ou visiteuse.

j'espère aussi que certaine association où l'on a participé gracieusement seront capable de nous retourner l'appareil ...

didier27 a écrit:Pour les frais... je n'ai jamais rien demandé en 25 ans aux organisateurs d'expo.
En tant qu'amateur. Maintenant pour les professionnels certains en demande.

nous aussi on a jamais rien demandé à personne sauf pour le train réel où là les moyens sont différents, si un pro demande des frais pour venir, il restera chez lui, je vais de toute façon travailler avec les régionaux afin que le public puissent aussi retrouver après l'exposition le vendeur pour être client.

en principe dans les expositions, les boursier et revendeurs payent une participation, mais cela est un autre débat car nous on veut limiter l'espace vente et l'offrir tout comme l'entrée.

si c'est une asso (loi 1901 ?) qui organise, il y a un moyen tout simple pour les frais de route des particuliers qui viennent exposer !!! Ils peuvent les déduire de leurs impôts.

En effet, il suffit de remplir un papier indiquant que la personne renonce à ses frais de route et en fait don à l'asso. Ca devient donc un don déductible des impôts. Ca ne coute rien aux organisateurs et ça permet aux exposants qui viennent de loin de déduire un montant de 35 cts je crois par kilomètre de leurs impôts.

Ca peut permettre à certains exposants venant de loin (voire très loin quelquefois) de s'y retrouver un peu

pffff, chacun se débrouille, moi quand je bouge exposer, je me débrouille

en tout cas bon courage et plein de succès dans l'organisation

Bon je n'ai pas d'idée à proposer, je ne fais que visiter les expos...
Par contre je suis dispo pour venir donner un coup de main bénévolement à l'organisation de cette expo
Je n'habite pas loin, ça m'occupera

merci, mais des idées tu en a plein, à force de visiter les expositions, qu'est ce qui est pour toi manquant ou de trop en exposition, qu'est ce que tu aimerais voir que tu vois jamais, ton avis comme celui de tous est important.
moi j'aimerai bien organiser une tombola avec de beau lot intéressant par exemple et pas avoir trop de vendeur identiques, cela sert à rien hormis perdre de la place surtout quand les prix sont identiques.

les catégories des exposants sont:
- le train
réseaux HO, N, Tim Plate, O, ...
atelier de démonstration,
(à déterminer qui va venir)
- les bateaux (association de Rouen)
- l'aéromodélisme (Elbeuf)
- les véhicules (La Londe)
- militaria (evreux)
- lego (Rouen)
- playmobile (Rouen)
- jeux de stratégie (Elbeuf)
- circuit 24h (Louviers)
- ...

Boursier:
- Elbeuf Modélisme: maquette, aéromodélisme, voiture, accessoires, ...
- JMR: Modélisme ferroviaire
- ...

voila où j'en suis pour le moment, la date sera fixée vers le mois de septembre 2017 car c'est trop court pour 2016 vu que la salle des sport va être détruite et reconstruite en 2016, la salle d'exposition et de spectacle étant rachis pleine au niveau des dates.

n'hésitez pas à donner tous vos avis, les réseaux que vous aimeriez voir, le style et bien d'autres choses, votre avis est important afin de créer le meilleur salon possible.

dans les expos on voit souvent des très grands réseaux !!! c'est super beau mais si il y en avait un peu plus de petits, réalisés pour pas beaucoup d'argent, peut-être que ça donnerait envie aux non initiés d'essayer chez eux ?

pourquoi pas un réseau où les gens pourraient venir avec leurs trains et les faire tourner ?

quelques idées comme ça

pour ce qui et d'un petit réseau, j'aimerai faire un réseau avec des débutant sans trop de moyen et beaucoup avec le système D et un réseau du style JOUEF & LIMA années 70/80.

un réseau d'essai est prévu pour les enfants et les gens pour des essais et je vais proposer un atelier de réparation.

de bonne idée que tu as là, merci

de rien !!!

un stand ausi qui fonctionne du tonnerre, c'est le vélo train !!! c'est un petit réseau circulaire à double voie. Chaque voie est reliée à un vélo et les enfants (de 5 à ... ans) pédalent pour faire avancer les trains. A la fin tu leur remets un petit diplome de conducteur de trains à pédales

Hello, je prends le train en route heureusement il y avait une gare pas loin.

Dans une expo je tenais un stand de montage de kits, ça intéressait du monde, j'ai même fait du dépannage simple; la ça ce complique car comment facturer les pièces ? essieux ou fil .....

Tu as raison Mumu une expo c'est pas le bar du coin, ou alors il y a la buvette "officielle" j'ai le souvenir d'un club avec un beau réseau en HOm complètement torché avant la fin du montage ....triste pour l'image

Autrement un beau réseau en O c'est beau, si tu peux avoir du réel pour la déco (levier d'aiguillage, signaux, locomobile (j'en avais fait venir une a une expo). Beaucoup d'expo ne sont que des bourses a tout (c'est très rentable mais j'aime pas)

Apres il faut tirer les leçons des erreurs de la première expo pour faire mieux la suivante

Bonjour Murielle,

Je viens juste de découvrir ce fil, alors je vais tenter de communiquer sur mes impressions, de l’intérieur, comme organisateur de Saverne 2007 !

Ce Congrès, fut tout d’abord l’aboutissement de deux ans de travail pour une équipe d'une dizaine de personnes, dont quatre plus particulièrement impliquées et l'appui inconditionnel de la mairie.

L'idée de départ consistait à profiter de la mise en service de la première tranche du TGV Est pour organiser avec l'aide la FFMF un congrès accompagné d'une exposition de trains se déroulant sur un WE avec pour thème général l'histoire des relations ferroviaires européennes.
Chaque club ou particulier invité fut défrayé ce qui constitua une très lourde charge, mais certains exposant sont venus de Bretagne, de Belgique, de Roumanie... Une prise en charge de leurs frais nous a semblé juste et équitable.

Quoi qu'il en soit, ce fut tout à la fois une réussite et un échec.

Une réussite au niveau de la qualité des réseaux et des collections présentés, des conférences et des ateliers...
Une réussite indéniable quand on considère le taux de satisfaction des visiteurs à leur sortie, grand public comme amateurs avertis.


Mais ce fut également un échec sévère, car réunir 39 congressistes FFMF seulement, (39 en comptant très large, accompagnants, membres du Conseil d'Administration venant à titre gratuit...) et 1445 entrées payantes après 2 émissions sur France 3 la semaine précédente, une pleine page dans les DNA, puis encore une demi, toujours en amont de la manifestation, pour ne parler que de la promotion grand public locale, sans compter l'appui de Loco Revue et la publicité dans les forums spécialisés, c'est plus que décevant.
Inutile de dire que cette fréquentation n'a pas permis d'atteindre l'équilibre et le résultat final allait faire apparaître une perte de 7000 euros, évaporant les économies du club et laissant un trou dans la caisse de 4500 euros...

C'est ensuite que l'appui de la Mairie fut particulièrement appréciable en nous permettant l'année suivante dans les locaux du Musée municipal d'organiser pour l'été une exposition sur l'Orient Express avec la participation de la Compagnie des Wagons Lits et pour Noël suivant une nouvelle exposition consacrée aux trains jouets anciens. Les deux furent des succès et le pourcentage accordé sur la vente des billets par le Musée nous a permis de combler notre déficit. Mais il aura fallut deux ans pour y arriver, et beaucoup de travail !

Alors, que dire en conclusion ?
Qu'il est sans doute sage de privilégier une orientation vers un public local, avec une ouverture vers d’autres disciplines du modélisme et un prix d’entrée limité comme tu le projettes, surtout pour une première. Alors bon courage !

pour toutes ces explications

bonjour,
je prends la conversation en court je vais vous parler de la façon que nous fonctionnons .

je suis actuellement dans l'organisation de l'expo de mon club

nous nous déplaçons principalement gratuitement en échange le club viens exposé chez nous dans les meme condition (comme cela nous limitons les dépense)

dans un premier temps nous somme 2 très active

le president pour le coté administratif (maire demande diverse)
moi pour les invitation et les convention de participation
a 2 nous réalisons le plan de salle
2 membre du bureau nous file un coup de main pour la com
puis 5à10membres s'occupe des courses repas la semaine qui precede l'expo